Cómo asignar tareas a otros en Google Workspace

A diferencia de Microsoft To-do, Google Tasks no le permite asignar tareas a otros. Solo puede crear tareas para usted mismo, programarlas o convertirlas en tareas recurrentes. Sin embargo, si es usuario de Google Workspace, tiene varias opciones para asignar tareas a otras personas mediante otras aplicaciones de Google, como Google Chat, Gmail, Google Docs, Sheets y Slides. Así que empecemos.

Cómo asignar tareas a otros en Google Workspace

Cómo asignar tareas en el chat de Google

En Google Chat, puede crear espacios, que no son más que una función de chat grupal para su espacio de trabajo. La función Tareas disponible en Spaces es una extensión de la aplicación Google Tasks. Incluso se puede acceder a todas las tareas que se le asignan en Spaces desde la aplicación Google Tasks. Déjame explicarte esto en detalle.

1. Abierto Chat de Google y seleccione cualquier espacio al que desee asignar la tarea. Asegúrese de que la persona a la que desea asignar la tarea esté disponible en ese espacio. Si no tiene espacio, puede crear uno fácilmente haciendo clic en el más + icono junto a Espacios y seleccionando el crear espacio opción. Ahora puede nombrar su espacio y agregarle personas.

Cómo asignar tareas a otros en Google Workspace: crear un espacio en Google Chat 1

2. En el espacio, vaya a Tareas pestaña donde puede crear tareas espaciales.

3. Aquí, haz clic Agregar tarea de espacio para comenzar a crear la tarea.

Crear una tarea sapce en el chat de Google

4. Ahora asigne a su tarea un nombre, una descripción, agregue una fecha de vencimiento, etc.

5. Haga clic en el Atribuir opción y seleccione la persona que desea asignar a esta tarea. Solo puede asignar la tarea a una persona en este momento.

Asignar una tarea en Google Chat

6. Cuando haya terminado, haga clic en Para agregar botón para asignar una tarea en Google Chat.

Agregar una tarea en Google Chat

Sugerencias para acceder y administrar tareas en Google Chat

1. Una vez que haya creado una tarea, siempre puede hacer clic en ella y comenzar a editar el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, la descripción e incluso asignarla a alguien.

2. Se puede acceder a las tareas asignadas a usted desde Google Chat incluso desde la aplicación Google Tasks en el Mis tareas listado.

Sincronización entre Google Chat y Google Tasks

3. Tiene la opción de ordenar las tareas por asignado, lo que colocará todas las tareas asignadas primero en orden alfabético. Si vuelve a ordenar por asignador, la lista se invierte para que las tareas asignadas estén en la parte superior.

clasificación con la opción de destinatario en el chat de Google

4. Puede eliminar la tarea, simplemente pasando el cursor sobre la tarea y seleccionando el Eliminar icono. Luego haga clic en el Borrar en la ventana emergente para confirmar.

5. Al hacer clic en el ícono circular antes de la tarea, se marcará como completada. De todos modos, puede desplazarse hacia abajo y desmarcar la tarea para volver a abrirla.

comprobar la tarea como completada

6. Todos los cambios que realice en las tareas, desde crearlas y marcarlas como completadas hasta eliminarlas, aparecerán como actividad en la pestaña de discusión.

Actividad de tareas en el chat de Google

Cómo asignar tareas en Gmail

Gmail no tiene su propia función de tareas. Google Chat es parte de Gmail, por lo que puede acceder a él desde Gmail en lugar de acceder a Google Chat por separado.

1. Abierto gmailhaga clic en el los espacios en la barra lateral izquierda y seleccione el espacio para comenzar a crear tareas.

Opción de espacios en Gmail

2. Ahora abre el Tareas pestaña y asigne las tareas como se menciona en el método anterior. De esta manera, puede mantener todos sus correos electrónicos, chats y tareas en un solo lugar.

Tareas de chat de Google en Gmail

Si no puede encontrar la opción Google Chat en Gmail, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha, luego haga clic en el Ver todos los parámetros botón.

Abrir configuración en Gmail

Abierto Chatear y conocer pestaña y seleccione Chat de Google en la opción Chat. Cuando haya terminado, haga clic en para salvaguardar Cambios para acceder a Google Chat y Spaces directamente desde Gmail.

Habilitar el chat de Google en Gmail

Cómo asignar tareas en Google Docs, Sheets y Slides

En Google Workspace, puede asignar tareas para documentos además de las tareas habituales. Con su ayuda, puede asignar tareas para completar la documentación o realizar cambios en los archivos de documentos, como documentos, hojas y diapositivas. La asignación de tareas en estas aplicaciones es posible mediante la función de comentarios. Aprenda a asignar tareas en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google aquí.

1. abrir cualquier documentos, hojasDónde diapositivas archivo y coloque el cursor donde desee aplicar los cambios.

2. Ahora haz clic derecho y selecciona el Comentario opción. Alternativamente, también puede utilizar el ctrl+alt+M atajo para crear un comentario.

Opción de comentario en Google Docs

3. Se abrirá una ventana de comentarios donde puede escribir su comentario sobre los cambios que espera. Para asignarlo, simplemente escriba @ y ingrese su nombre o dirección de correo electrónico. Solicita una casilla de verificación Asignar a en la ventana de comentarios.

Comentar en Google Docs

4. Comprobar el Asignar a casilla de verificación y haga clic en Atribuir.

Asignar opción en Google Docs

Eso es; asignó la tarea en el documento.

Sugerencias para acceder y administrar tareas en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google

1. Una vez que asigne la tarea a alguien, recibirá una notificación por correo electrónico sobre el comentario que creó para que pueda tomar medidas al respecto. De todos modos, estas tareas no están sincronizadas con Google Tasks.

2. Cuando abren el documento, pueden ver los comentarios junto al archivo del documento en Documentos y Presentaciones de Google.

Asignar tareas en Google Tasks

3. En Hojas de cálculo de Google, verán un banner amarillo con comentarios en la celda. Al pasar el cursor sobre esta celda, se mostrará el comentario.

tareas de hojas de google

4. Al hacer clic en el menú de tres puntos del comentario, puede editar el comentario, eliminar el comentario y también obtener un enlace a ese comentario si usted creó el comentario. En comparación, otros solo pueden copiar el enlace a este comentario.

menú de tres puntos a un comentario de google docs

5. Los comentarios son visibles para cualquier persona que pueda acceder al documento, no solo el creador y el destinatario.

6. Cualquiera que pueda acceder al documento también puede responder al comentario para una discusión de ida y vuelta relacionada con la tarea asignada.

siete. al agregar una respuesta, puede reasignar la tarea a alguien mencionándolo en la respuesta. Te pedirá que reasignes la tarea. Simplemente marque la casilla junto a Reasignar a y haga clic en Responder. La tarea se reasignará a la persona mencionada en la respuesta.

Reasignación en Google Docs

8. Una vez que el destinatario haya completado la tarea, simplemente puede marcar la tarea haciendo clic en el icono de marca de verificación en la parte superior de la ventana de comentarios.

Marque para completar la tarea en Google docs

9. Puede hacer clic en el ícono de comentario en la barra superior para verificar el historial de comentarios de todos los comentarios en este documento. Aquí puedes acceder cuando la tarea está marcada como completada, cuando hay respuestas, etc. De todos modos, si eliminaste el comentario, también se eliminará del historial de comentarios.

historial de comentarios de google docs

Asignar tareas a otros en Google Workspace

Los productos de Google pueden ser bastante confusos a veces. Sin embargo, también son poderosos a su manera. La aplicación Google Tasks no le permite asignar tareas a otros, pero puede usar la aplicación Google Chat para completar el proceso. De cualquier manera, debe crear un espacio, agregar a la persona a ese espacio y luego crear una tarea para asignarle. Este proceso se puede eliminar mediante una función simple en la aplicación Tareas.

Mientras que las tareas de Google Chat están al menos sincronizadas con Google Tasks, las tareas asignadas de Google Docs, Sheets y Slides no lo están. Todavía tienes que confiar en las notificaciones por correo electrónico.